Totara 20 und 20.1: Was die neuen Versionen für Deine Lernplattform bedeuten
Totara 20 ist eines der umfangreichsten Updates der Lernplattform seit Jahren, und das Folge-Release 20.1 baut direkt darauf auf. Die Schwerpunkte liegen bei Compliance, Kompetenzentwicklung, KI-Unterstützung und Integrationen. Wir haben uns beide Versionen angesehen und zeigen Dir, welche Neuerungen im Alltag wirklich einen Unterschied machen und wann sie auf Deiner Plattform ankommen. Was die Vorgängerversion gebracht hat, liest Du in unserem Beitrag Totara 19: Das ist neu!
Das Wichtigste in Kürze
Totara 20 bringt flexible mehrjährige Rezertifizierungspfade, Selbstanmeldung für Programme und Zertifizierungen, neue Skill-Berichte für Führungskräfte, KI-Funktionen für alle Nutzer:innen, Multi-Faktor-Authentifizierung, digitale Anwesenheitserfassung per QR-Code sowie Webhooks und erweiterte APIs. Totara 20.1 verfeinert die Zertifizierungs-Workflows, ermöglicht erstmals kursübergreifende Feedback-Auswertungen und bietet neue Optionen für den E-Mail-Versand.
Compliance und Zertifizierungen: endlich ohne Workarounds
Wer Pflichtschulungen in regulierten Branchen verwaltet, kennt das Problem: Eine Zertifizierung läuft über mehrere Jahre, jedes Jahr gelten andere Anforderungen, und am Ende hilft man sich mit mehreren parallelen Zertifizierungen. Mit Totara 20 kann eine einzige Zertifizierung mehrere Pfade, Ablaufregeln und Regeln für die Wiederaufnahme abbilden. Du steuerst also zentral, wie ein Rezertifizierungszyklus aufgebaut ist, statt ihn aus Einzelteilen zusammenzusetzen.
Stell Dir das wie einen Führerschein mit Auffrischungsmodulen vor: Nach der Erstprüfung folgt nicht jedes Jahr dieselbe Prüfung, sondern eine passende Etappe. Genau diese Logik lässt sich jetzt direkt im System hinterlegen.
Totara 20.1 macht das Ganze im Alltag rund. Admins legen die ersten Schritte eines Rezertifizierungspfads jetzt bequem per Dropdown fest, und Aktionsschaltflächen verhalten sich einheitlicher. Lernende sehen nach erfolgreicher Zertifizierung direkt, welcher Pfad als Nächstes kommt, und springen aus den Anforderungen ohne Umwege in die zugehörigen Kurse.
Für den schnellen Überblick gibt es außerdem einen neuen Block zur Zertifizierungs-Compliance. Führungskräfte binden ihn in ihr „Mein Team“-Dashboard ein und sehen auf einen Blick, wer auf Stand ist, ohne jedes Mal einen eigenen Bericht zu bauen.
Selbstanmeldung: mehr Eigeninitiative, weniger Zuweisungsaufwand
Bisher mussten Lernende den Zugang zu Programmen und Zertifizierungen beantragen. Ab Version 20 können sie sich selbst aus dem Katalog anmelden und auch wieder abmelden, sofern Du die Funktion aktivierst. Du behältst also die Kontrolle darüber, welche Angebote offen sind, und sparst Dir gleichzeitig manuelle Zuweisungen. Gerade in compliance-lastigen Umgebungen ist das ein guter Weg, selbstgesteuertes Lernen zu fördern, ohne die Struktur aufzugeben.
Skills statt Kompetenzen: neue Sprache, neue Berichte
Totara spricht ab Version 20 von Fähigkeiten statt von Kompetenzen und passt sich damit dem Sprachgebrauch im L&D-Umfeld an. Dahinter steckt mehr als ein neuer Begriff.
Der neue Block „Team Skill Proficiency“ zeigt Vorgesetzten den aktuellen Kompetenzstand ihres Teams, inklusive Lücken und Stärken. Skill-Berichte sind grafisch klarer und zeigen den Status „kompetent“ oder „nicht kompetent“ als Momentaufnahme. Neu ist auch, dass Admins die Beobachtung und Bewertung von Fähigkeiten an eine Zielgruppe übertragen können. Das ist besonders spannend für das Gesundheitswesen und andere regulierte Bereiche, in denen Tätigkeiten direkt am Arbeitsplatz abgenommen werden. Zusätzlich gibt es einen neuen Zielgruppentyp, der Lernende nach ihrem Skill-Stand gruppiert. So kannst Du Folgeangebote gezielt an genau die Personen ausspielen, die sie brauchen.
KI im LMS: jetzt für alle verfügbar
Die KI-Funktionen, die mit Version 19.1 eingeführt wurden, stehen mit Totara 20 allen Nutzer:innen zur Verfügung. Dazu gehören ein Schreibassistent, der Kurstexte überarbeitet, zusammenfasst oder neu formuliert, eine Bildgenerierung direkt im Arbeitsfluss, automatisch erstellte Wissens-Checks aus bestehenden Ressourcen und ein Assistent, der beim Formulieren von SMART-Zielen hilft.
Die KI-Funktionen, die mit Version 19.1 eingeführt wurden, stehen mit Totara 20 allen Nutzer:innen zur Verfügung. Dazu gehören ein Schreibassistent, der Kurstexte überarbeitet, zusammenfasst oder neu formuliert, eine Bildgenerierung direkt im Arbeitsfluss, ein Wissens-Check-in, der aus bestehenden Ressourcen Quizze erstellt, und ein Assistent, der beim Formulieren von SMART-Zielen hilft. Wie die einzelnen Werkzeuge funktionieren und wie Du das Beste aus ihnen herausholst, zeigen wir Dir auf unserer Seite Totara KI-Funktionen.
Unser Tipp aus der Praxis: Der größte Hebel liegt nicht in der Technik, sondern in guten Prompts und klaren Freigaberegeln. Wer KI-generierte Inhalte einsetzt, sollte vorab festlegen, wer sie prüft und wie sie gekennzeichnet werden.
Kleine Admin-Verbesserungen mit großer Wirkung
Einige Neuerungen klingen unscheinbar, sparen aber im Alltag spürbar Zeit. Bevor Du eine große Zielgruppe änderst, zeigt Dir eine Vorschau jetzt, wer hinzukommt und wer herausfällt. Das schützt vor versehentlich ausgelösten Massenbenachrichtigungen. Die Regeln für Zielgruppen sind zudem übersichtlicher aufgebaut, was neuen Admins den Einstieg erleichtert.
Außerdem ist der Status einer Person (aktiv oder gesperrt) direkt im Profil sichtbar, große Berichte lassen sich im Hintergrund exportieren, während Du weiterarbeitest, und Pflichtfelder für Datum und Uhrzeit sind nicht mehr vorausgefüllt. Letzteres verhindert, dass falsche Standardwerte unbemerkt gespeichert werden.
Mit Totara 20.1 kommt eine neue Berichtsquelle für Feedback-Antworten im Report Builder hinzu. Bisher ließ sich Feedback nur kursweise auswerten und musste manuell zusammengeführt werden. Jetzt fasst Du Antworten aus vielen Kursen in einem Bericht zusammen, erkennst Trends und vergleichst einzelne Kurse. Das ist ideal, wenn Du der Geschäftsführung regelmäßig zeigen möchtest, wie Weiterbildung bei Deinen Mitarbeitenden ankommt.
Besseres Lernerlebnis: Suche, Anwesenheit, Mobile
Die Suche versteht jetzt Teilwörter, Platzhalter und Tippfehler besser und macht Rechtschreibvorschläge. Empfehlungen im Katalog wurden überarbeitet, einzelne Kurse lassen sich aus dem Katalog ausblenden, und Dashboards sind barriereärmer und für Admins leichter zu sortieren.
Für Präsenz- und Online-Seminare gibt es eine digitale Anwesenheitserfassung. Teilnehmende checken per QR-Code oder Link selbst ein. Das spart Trainer:innen die Anwesenheitsliste und liefert gleichzeitig saubere Nachweise, weil jeder Check-in an das Benutzerkonto und die Veranstaltung gekoppelt ist.
Die Mobile App hat neue Einstellungen für die Offline-Synchronisierung erhalten: automatisch oder manuell, nur über WLAN oder auch mobil. Wer in der Produktion, im Außendienst oder an Standorten mit schwachem Netz lernt, macht damit genau dort weiter, wo er aufgehört hat.
Sicherheit und Datenschutz
Mit Totara 20 kannst Du Regeln für die Multi-Faktor-Authentifizierung festlegen und sie gezielt auf bestimmte Nutzergruppen anwenden. In Totara Perform lässt sich zudem steuern, dass Führungskräfte oder Beurteilende den Zugriff auf abgeschlossene Performance-Aktivitäten automatisch verlieren, sobald sich die Arbeitsbeziehung ändert. Bei Rollenwechseln sehen also nur noch die Personen alte Beurteilungen, die sie auch sehen sollen.
Integrationen: Webhooks, APIs und E-Mail-Versand
Für alle, die Totara mit HR-, BI- oder anderen Geschäftssystemen verbinden, ist Version 20 ein großer Schritt. Die API-Services für Seminare, Berichte, Programme und Zertifizierungen wurden erweitert, die Workato-Integration unterstützt mehr Aktionen und Auslöser, und neu sind Webhooks. Statt dass externe Systeme regelmäßig nachfragen, meldet Totara Ereignisse wie einen Kursabschluss sofort selbst.
Totara 20.1 ergänzt neue Optionen für ausgehende E-Mails: Neben klassischem SMTP stehen jetzt Amazon SES und Microsoft Graph zur Wahl. Das vereinfacht die Einrichtung und macht den Versand zuverlässiger.
Wann bekommst Du welche Funktionen?
Totara 20 ist ein Hauptrelease, Totara 20.1 ein Nebenrelease. Wenn Deine Plattform auf dem progressiven Release-Pfad läuft und mehrmals im Jahr aktualisiert wird, stehen Dir die Neuerungen aus 20.1 sofort zur Verfügung. Auf allen anderen Pfaden kommen sie mit dem nächsten Hauptrelease, Version 21, das laut Totara für Anfang 2027 geplant ist. Du weißt nicht, auf welchem Pfad Du bist? Sprich uns an, wir schauen gemeinsam nach.
Unsere Einordnung
Totara 20 ist kein Update, das man nebenbei einspielt. Besonders für Unternehmen mit komplexen Pflichtschulungen, Skill-Management oder vielen angebundenen Systemen lohnt es sich, die neuen Möglichkeiten bewusst zu planen: Rezertifizierungspfade neu aufsetzen, Skill-Blöcke in Team-Dashboards einbauen, KI-Freigaben regeln. Wer das strukturiert angeht, holt deutlich mehr heraus als nur neue Buttons. Einen Überblick über die Plattform findest Du auf unserer Seite Totara LMS, und wer noch vergleicht, wird in Totara vs. Moodle fündig.
FAQ
Was ist neu in Totara 20?
Totara 20 bringt mehrjährige Rezertifizierungspfade, Selbstanmeldung für Programme und Zertifizierungen, neue Skill-Berichte, KI-Funktionen für alle, Multi-Faktor-Authentifizierung, digitale Anwesenheitserfassung, Webhooks und erweiterte APIs.
Was ist der Unterschied zwischen Totara 20 und 20.1?
Totara 20 ist ein Hauptrelease mit vielen neuen Funktionen. Totara 20.1 ist ein Nebenrelease, das vor allem Zertifizierungen verfeinert, kursübergreifende Feedback-Berichte ermöglicht und neue E-Mail-Versandoptionen ergänzt.
Wann kann ich die Funktionen aus Totara 20.1 nutzen?
Auf dem progressiven Release-Pfad sofort, auf allen anderen Pfaden mit Totara 21, das für Anfang 2027 erwartet wird.
Sind die KI-Funktionen in Totara 20 für alle verfügbar?
Ja. Die mit Version 19.1 eingeführten KI-Funktionen stehen mit Totara 20 allen Nutzer:innen zur Verfügung.
Du planst Dein Upgrade auf Totara 20? Wir unterstützen Dich bei Planung, Konfiguration und Einführung der neuen Funktionen.
